¿Cómo adaptar la gestión de equipos al teletrabajo?

La idea de este artículo nace en cierta medida por compartir mi experiencia personal, como responsable de un equipo en el que todos los miembros teletrabajan, algunos incluso desde hace ya más de un año. He pensado que dada la situación actual que estamos sufriendo desde la semana pasada por el coronavirus COVID-19, podría ser de interés para otros responsables de equipos que no se han visto en esta necesidad hasta el momento y van a tener que cambiar la forma de trabajar y de organizarse.

Es verdad que el teletrabajo ya se había incorporado en las organizaciones como Indra desde hace ya algún tiempo, incluso el año pasado se realizaron sesiones de apoyo para compartir experiencias que fueron muy interesantes. Pero aún representaba un porcentaje reducido de la empresa. Hemos visto que en tan solo una semana se han invertido porcentajes del 10-20% al 80 o 90 % en tiempo record. Desde aquí me gustaría aprovechar para agradecer el trabajo realizado “a la sombra” por muchos compañeros de sistemas, comunicaciones y seguridad, que sin ellos y su esfuerzo esto no podría haber sido posible.

Lo que os vaya a contar seguramente no será aplicable en todos los casos, porque ni todos los equipos funcionan igual, ni las personas son las mismas, pero seguramente podréis sacar alguna idea que podáis aplicar.

Cuando el equipo empezó a teletrabajar tuvimos que cambiar y reorganizarnos para orientarnos a “objetivos”

En mi caso el equipo está distribuido geográficamente en Valencia y Madrid, aunque como todos teletrabajan esto no supone ninguna limitación ya que no hay diferencias del tipo de que algunos estén en la sala físicamente y los que están en remoto no oyen bien cuando todos hablan a la vez (os suena verdad). Lo único que tenemos diferente son los festivos locales eso sí, pero por lo demás ningún problema por poner una nota de humor.

Desde el equipo estamos liderando algunas iniciativas destacadas como:

1. Damos soporte a la certificación ISO/IEC 20000 de Sistemas internos de Indra en España, Portugal, México, Perú y Brasil, actualizando toda la normativa por la adaptación a la nueva versión de la norma. Ayudamos a los responsables de servicios en lo referente a la aplicación y seguimiento de los procesos para gestionar los servicios. Y en definitiva mantenemos el sistema de gestión del servicio, buscando siempre la simplificación y mejora del mismo.
2. Estamos transformando el centro de soporte al empleado:  en una primera fase que duró aproximadamente 9 meses migramos el catálogo de servicios de recursos humanos y algunos servicios de sistemas a un nuevo portal de soporte al empleado con tecnología digital workplace bmc.  El proyecto implicó por nuestra parte desde la toma de requisitos con reuniones virtuales con los diferentes stakeholders implicados, la coordinación funcional con todas las áreas implicadas (desarrollo, User Experience, cliente, los responsables de servicio, etc.) así como soporte a la formación e implantación. Y no hemos terminado, ahora estamos en una fase II construyendo nuevos servicios de sistemas y tras la post implantación de recursos humanos mejorando, ajustando algunos mecanismos y servicios como el de reporting.
3. Actualizar y seguir mejorando un modelo de costes de servicios de sistemas que construimos hace ya un par de años, que identifica los costes directos agrupados por naturaleza de costes y los indirectos. Si tenemos indicadores de la calidad de nuestros servicios y conocemos los costes globales, podremos hacer análisis comparativos con un mínimo rigor.

Esbozo las iniciativas porque como veréis han implicado trabajar con equipos multidisciplinares, geográficamente distribuidos: Latam principalmente y España. Y el teletrabajo no ha sido ningún limitativo para ello.

Cuando el equipo empezó a teletrabajar tuvimos que cambiar y reorganizarnos para orientarnos a “objetivos”. Al principio empezamos a poner objetivos más generales relacionados con la “calidad del trabajo y plazos de entrega “que se medían en función del nº de correcciones y el cumplimiento de plazos. Pero al poco tiempo nos dimos cuenta que no era lo mejor, de modo que empezamos a trabajar por sprints semanales, cerrando los lunes las épicas o hitos de la semana y reportando diariamente el avance técnico. La palabra “reporting” asusta, con un simple correo con una tabla como la que adjunto es suficiente. Lo que tenéis que tener en cuenta es que poner tareas del estilo “revisión del procedimiento en curso” no nos sirve para nada, sino que hay que especificar qué puntos se han revisado el 1,2,3 por ejemplo. Solo sub tareas terminadas, es mi consejo para eso hay que descomponer las épicas o tareas de la semana en entregables parciales que podamos ir liberando conforme avance la semana, de modo que también nos ayude como responsables a ir revisándolo poco a poco y no esperar al viernes que nos llegue todo de golpe y darnos el atracón.

O algo más sofisticado como un panel kanban como el que ofrece Jira, Microsoft Planner o cualquier otro producto, que suela utilizar para ver el avance de las iniciativas que comento y así visualmente, aunque no estemos viendo los típicos post it de colores por las salas también nos sirve. Adjunto un ejemplo.

Pero ojo con quedarse solo que adaptarnos al teletrabajo es trabajar orientado a objetivos muy concretos y medibles, que nos permitan de forma fácil saber en lo que estamos trabajando en el equipo y avance de la semana. Gestionar equipos al final es gestionar “personas” y esto lo voy a recalcar, porque como responsables no debemos perder la cercanía y no me refiero a la física, podemos estar físicamente muy cerca y muy lejos a la vez. Hay que hablar con el equipo frecuentemente, es verdad que el día a día a veces nos come, pero hay que sacar tiempo porque solo con oír el tono de voz de las personas ya nos dice mucho. Cosa que no podemos apreciar por muchos correos y chats que escribamos. Yo tenía un jefe, al que admiro mucho y que se ha jubilado hace poco, que nos decía que de vez en cuando hay que coger el “teléfono”, ahora el “teams, o el Skype”, que no nos acomodemos y es verdad que muchas veces ayuda a solucionar muchos problemas más fácilmente el hablar con las personas.

Como el tiempo es el que es, en mi caso lo que hemos hecho es eliminar las reuniones de seguimiento, porque el seguimiento ya lo hacemos por las herramientas y mecanismos que he comentado. Lo que hacemos semanalmente ahora son reuniones de trabajo con el responsable que lleva cada iniciativa del equipo, de modo que vemos ya en harina lo que hemos avanzado, los problemas que estamos encontrando y buscamos soluciones. Empecé tres reuniones los lunes, una para cada una de las iniciativas destacadas que he comentado, pero me colapsaba los lunes. De modo que al final las he espaciado entre el lunes y el miércoles.

Y hasta aquí puede leer, seguramente seguiremos cambiando y ajustando cosas porque lo único constante que tenemos es el “cambio” y eso nos ayuda a mejorar. Espero que mi experiencia os pueda servir de ayuda para los responsables de equipo que os inicias con el teletrabajo, también es verdad que cada persona es un mundo y está claro que lo que funciona para unos no funciona para otros pero siempre podremos coger alguna idea espero. Gracias por vuestro tiempo.