Hábitos de oficina que aumentan la productividad y el rendimiento
Crear y establecer rutinas de trabajo facilita el desarrollo de la jornada y la consecución de los objetivos fijados
Terminar la jornada laboral y comprobar que varias tareas quedan pendientes, resulta frustrante. Si sucede a menudo, es evidente que existe un problema y el rendimiento y la productividad están en peligro. Pasar horas y horas frente a la pantalla de ordenador es un desafío para la concentración, capacidad de organización y la disciplina laboral. Si a ello le añadimos el largo año de pandemia que llevamos y la rapidísima transición al teletrabajo que hemos asumido, vemos que aún hay mucho por hacer y aprender en este ámbito laboral.
Por otra parte, diversos estudios confirman que un amplio número de trabajadores emplea momentos de su jornada laboral para realizar búsquedas privadas en la web. Cuando se convierte en práctica habitual, supone demasiado tiempo restado al trabajo y repercute en los objetivos propios y generales. Conscientes de estos riesgos, las compañías intentan anticiparse al problema. La ley permite a éstas revisar los correos enviados por la plantilla o las búsquedas que se realizan en internet. Sin embargo, la mayoría de las empresas basa su relación con los empleados en la confianza mutua y el chequeo continuo de resultados y objetivos.
"Una alternativa eficaz a esos métodos es introducir herramientas de gestión del tiempo y la actividad laboral. Cuando hay un software que brinda ayuda al empleado para llevar a cabo su tarea aportándole beneficios personales y profesionales, la empresa también gana. Todos ganan, de hecho, porque se puede tener el control constante del tiempo, de las tareas y de la ruta hacia los objetivos. Esta visión continua de la situación permite corregir y actuar sobre la marcha para alcanzar la meta prevista", asegura Joan Pons, CEO de Effiwork.
- Organizar la jornada. Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior. Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.
- Revisar objetivos. Repasar a diario las metas establecidas ayuda a confirmar si la planificación diseñada está alineada con esos objetivos. En caso afirmativo seguiremos adelante. Si no es así, estaremos cada día a tiempo de corregir el rumbo y trazar nuevas rutas, lo que se traduce en eficacia. Este hábito mantenido en el tiempo permite conservar el foco centrado en lo que interesa.
- Establecer prioridades. Y seguirlas a rajatabla. Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor y se perderá un tiempo irrecuperable. Una clave para diferenciar mejor: todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo. Así mismo, es vital identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquéllas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad ayudan en este sentido, ya que son un instrumento idóneo para eliminar esos factores negativos que impiden aprovechar el tiempo y optimizar la gestión.
- Decir no. Si logramos decir no a lo que quita tiempo y no aporta nada, estaremos avanzando hacia nuestras metas. Utilizar el no con asertividad refuerza la autoestima y libera de cargas inútiles. La clave es ser capaces de identificar si lo que nos están pidiendo nos resta o nos beneficia, y darnos cuenta de que cuando decimos sí a todo estamos diciendo no a nuestro trabajo.
- Multitarea, sólo a veces. Simultanear funciones ha estado sobrevalorado. Mantener el foco en varias prioridades al mismo tiempo es difícil y afecta a los resultados y al rendimiento, aumenta la frustración y la insatisfacción. Cuando hay varias prioridades en juego, lo más común es que la más importante sea sacrificada.
