Nueva definición de medio y largo plazo en la era digital

Autor: Marlon Molina Certification Officer de Computerworld University Dir. Lab. Ciberseguridad para Parlamentos de la OEA ?Presidente Consejo Asesor de itSMF España

En la década entre el año 2000 y 2010 impartí muchos cursos de la Gestión del Servicio, mi proceso favorito siempre ha sido la Gestión de la Capacidad, crear un plan de la capacidad es asegurarse la materia prima para la continuidad del negocio.

Por las mismas circunstancias tuve la oportunidad de diseñar, y revisar los Planes de la Capacidad del Servicio de muchas organizaciones, principalmente grandes empresas y multinacionales. La mayoría de estos se plantearon con proyecciones a cinco años, pero hubo un par que eran a diez años y tan solo uno (en Panamá, por cierto) a quince años.

Al momento de enseñar o de iniciar el diseño de un plan había dos preguntas que sobresalían entre la mayoría, principalmente porque un plan de la capacidad debe planificarse para medio y largo plazo

¿Es posible predecir el futuro? ¿Cuánto es medio plazo y cuánto largo plazo?

Si en este momento su organización está desbordada ante un incidente mayor (un ataque cibernético, una pandemia sanitaria, un incendio en la central, etc.) probablemente es porque no hay un Plan de la Continuidad, y si no hay un Plan de la Continuidad la razón más probable es que el departamento de TI no tiene un Plan de la Capacidad de los Servicios.

La primera pregunta es la más fácil de responder, sí es posible predecir el futuro. Al menos el futuro tecnológico, con una alta precisión en los primeros dos años, a partir de ahí yo diría que restando un 20% de acierto cada año. De todas formas como parte del proceso asociado al Plan de la Capacidad, éste debe revisarse y actualizarse cada año con lo que se va haciendo los respectivos ajustes y aumentando la capacidad de acierto, y como la empresa no puede saltar un año en la línea temporal, acertar los siguientes 12 meses es el trabajo del Departamento de TI, incluyendo la capacidad para los incidentes mayores.

La segunda pregunta es la que se respondía siempre en base a la empresa, tomando en cuenta el tamaño de la organización y el sector económico donde se desarrolla. Antes del año 2015 en promedio se podía decir que corto plazo era todo plazo menor a dos años, medio plazo entre dos y cuatro años, y largo plazo sobre cuatro o cinco años.

La mayoría de las empresas quieren que las llamen empresas tecnológicas

Pero llegó la Transformación Digital. En la era digital no hay un corto plazo porque se vive en tiempo real. Para que lo entendamos mejor, para acceder a una noticia o a un dato hace diez años se le encargaba a alguien y esta persona o grupo de personas buscaban la información y la hacían presentable, quizá en unos días o un par de semanas. Hoy nadie encarga la información, la busca y la encuentra en segundos en la palma de la mano y sin importar dónde está geográficamente.

Medio plazo es lo que una empresa puede permitirse para tomar una decisión importante. Abrir una delegación en otro continente es una decisión importante, cuánto tiempo se necesita para tomar la decisión. Siguiendo con el ejemplo, nadie se despierta un día y decide abrir oficinas en un continente diferente, estas suelen ser condiciones del mercado, por lo tanto, sus competidores enfrentan la misma decisión. Yo diría que en promedio tres meses.

Tomar las decisiones básicas de la empresa en la era digital deberían ocurrir en menos de un mes, y las importantes antes de tres meses. El corto plazo pasa a ser meses, el medio plazo un año como mucho dos, y largo plazo sobre dos años.

Las empresas tecnológicas están marcando el ritmo de la era digital. La mayoría de las empresas quieren que las llamen empresas tecnológicas. En las empresas tecnológicas que dominan mundialmente la economía han encontrado la forma de tomar decisiones en cuestión de horas o minutos, principalmente bajando el poder de decisión a los técnicos. Yo he podido presenciar en una de ellas, en la oficina de Dublín, el día que una ingeniera que se había involucrado recientemente en un proyecto de desarrollo tomó una decisión en minutos que implicaba presupuesto, viajes, y compromiso de la empresa; en otra época tendría que haberlo escalado como mínimo dos niveles, hasta una dirección de país, o a una dirección de división en la casa matriz en California.

Quizá la pregunta más razonable para entender todo esto es ¿cuándo quiere empezar a disfrutar de los beneficios consecuencia de la decisión? Y si quiere ir un poco más allá, preguntarse ¿cuánta distancia quiere sacar de ventaja en referencia a los competidores?

En el caso de los gobiernos es aún más fácil de explicar. Actualmente los gobiernos se mantienen como mucho una legislatura, tienen muchísimos competidores con muchas herramientas dispuestos a desvelar todo lo “malo” que hace el actual gobierno. Si una legislatura corresponde a cuatro años, y en el último año hay que hacer todas las entregas posibles, entonces el largo plazo ha desaparecido, las decisiones deberían hacerse dentro de un mes, el corto plazo sería dentro del presupuesto anual, y lo demás a medio plazo, entre un año y dos; descontando el último año el cual debería estar dedicado a las entregas ya que no se puede comprometer el siguiente año.

Solo hay una condición que puede cambiar la regla, que todos sus competidores estén en la misma posición, en este caso se puede vivir día a día y nada de lo que he escrito arriba importa. Pero no se duerma, quizá la empresa esté “a salvo” pero aplica también profesionalmente, usted tiene competidores que quieren su puesto.